如何打造高效能的工作環境?

文☉商周出版提供

你知道使用紅色的圓形馬克杯,會讓咖啡喝起來甜20%嗎?你知道為什麼度假時享用的美酒,買回家就變得苦澀不堪嗎?你知道播放緩慢的音樂會讓時間過得更快嗎?各種感官對我們的影響,其實無所不在。如果能了解跨感官的連結,不僅對行銷有助益,也能改變我們的生活。

《跨感官心理學》一書的作者羅素 ‧瓊斯(Russell Jones)是跨感官設計公司Sensory Experiences 創辦人,過去十年來皆致力於運用感官科學,為客戶創造沉浸式體驗,包括慶典活動與零售空間等等,並協助全球研發公司設計產品和包裝,和大眾建立更直覺的連結。從海尼根(Heineken)到Aston Martin,以及許多頂尖大學和神經科學家皆是他的合作夥伴。從冰淇淋的酥脆聲到豪華車款沙發的味道,都曾在他手下創造出難忘的感官體驗,他發現跨感官心理不只能應用在廣告與品牌行銷,更能用來改變人生。

大多數人的部分日子都得工作,這是生活中必較的一環。有人從中獲得無窮樂趣,也有人覺得沉悶無聊,不管是哪一種,其實工作環境可以大幅改善,我指的是感官層面。

一整天裡,你在某些時間點會較容易集中注意力做某種事。我們本來就在一天中不同時段擅長不同類型的思考,這再次是因為神奇的晝夜節律。總體來說,研究顯示,我們在早上八點到下午兩點更有能力處理需要注意力和要求細節的任務,11點達到顛峰狀態,早上也是最適合爭取其他人「點頭同意」的時段。之後的時間則改換創造力登場,正如後續會提到的,些許天馬行空和分神是好事。下午上半場最適合開會、進行腦力激盪及「發想」,下午 3 點則是與同事小聚的完美時刻。

了解人們在不同時間的起伏變化,接下來在開立感官處方箋前,先來看看你該在什麼時間做什麼事。有時候準備工作可能會涵蓋所有的五感,有些時候或許單單一項感官提升就能帶來幫助。

當然,很少人對自己的工作地點或會議室環境握有絕對控制權,但你或許是有選擇自由的非定點工作者,不管是共享辦公室、咖啡廳或自家廚房,都能挑選最適合的地點工作。無論在哪裡工作、做什麼工作,即使只採用以下感官處方箋的一小部分內容,還是會有很大的幫助。

辦公空間的布局

假設現在是上午 9 點,你正準備開始工作。既然你已經對多重感官世界有一些了解,工作環境的基本考量是什麼?或許你的辦公室採取座位輪用制,你有幾個座位可以挑選?你可能打算在廚房中島上工作,或是在街上物色適合的咖啡館。進入各種工作的個別感官處方箋前,先看看關於工作地點和環境的幾個基本考量。

打起精神的自然光

2015 年,「人類空間調查」(Human Spaces Survey) 詢問來自 16 國,7,600名辦公室職員對自己工作環境的感覺,有47% 的受訪者回答是在完全沒有自然光的環境下工作。本書不斷提到,無論做哪一種工作,接觸自然光對人們有很大的幫助。人造光當然有用,但最理想的情況是用以彌補自然光的不足,而不該是唯一的光源。自然光能讓我們打起精神,覺得更有活力。工作時如果能長時間接觸自然光,會幫助身體調整生理時鐘,也可能帶來一夜好眠及狀態更好的第二天。所以如果可能,找一個窗邊的好位子會讓你感覺更棒。

植物和綠意

另一個經常出現的主題就是植物和綠意,有安撫與紓壓的效果。舉例來說,某家賓州醫院曾在 1970 年代和 1980 年代間進行研究,發現動完手術後的病人如果被安排在能看見公園的房間,會比只能看見牆壁的病人更快康復,需要的藥物更少,出院的時間也更早。

在「人類空間調查」中,58% 的員工表示工作場所完全沒有綠景或植物。

有植物在身邊已被證實能幫助我們維持更久的注意力。挪威研究人員請一群學生在一間放置盆栽的房間內做心算測驗,另一群學生則在沒放東西的房間內進行同一測驗。盆栽組的測驗成績較好,而且學生的心理恢復能力也提升了。植物不但能修復人們的生理疲勞,也對心理疲憊有所幫助,這是因為人類與生俱來的親生命性(Biophilia),也就是我們對自然有所感應。在桌上放一、兩盆植物或是坐在植物附近,能改善你的身心狀態,也會讓你做得更好、更久。

最佳溫度是攝氏 21.6 度

走入可能的工作空間裡,然後看看皮膚有什麼感覺。覺得有點熱?如果你打算待一段滿長的時間,溫暖的環境或許不錯。覺得冰冷?其實這可能會保持我們的靈敏度。某個團隊研究不同氣溫對辦公室職員生產力和精神力的影響,發現工作時的最佳溫度是攝氏 21.6 度,低於這個溫度,大家會因為不舒服而無法集中注意力。

另外,每高出最佳溫度攝氏一度,工作表現就會下滑 1% 到 2%。除非隨身帶著溫度計,否則我們很難判斷溫度是否合宜,但是你可以留意五感,如果覺得不太對勁,盡可能改變環境或是到其他地方。考慮工作地點時,記得納入溫度,越熱的地方就越難維持長久的注意力。

天花板高度

挑選合適的工作地點時,最好也觀察一下天花板的高度。這個提議似乎有點奇怪,但是其實有道理。人們的心理狀態受到周圍空間影響的程度,遠比我們以為的還大,而天花板高度就是心理學家提出會影響人類行為的建築條件之一。低天花板或許會讓人感覺溫暖舒適,但是也會帶來限制感;高天花板或許會讓人感覺冷漠疏離,卻也更加自由。

根據一些研究指出,家裡天花板較高的人會比天花板較低的人來得有活力也更健康。另外,兒童在低天花板的空間玩耍會較為安靜嚴肅,如果天花板高度超過 8 英尺(約 2.44 公尺),小孩會玩得更吵鬧,也更有想像力。換到大人身上,天花板高度對我們思考和行為的影響也一樣;低天花板適合需要專注、精確的工作,高天花板則有助於開放性思考與想像力。

桌面物品的「物質觸發」

工作時眼前看見的東西能幫助激發不同的思維,所以要帶些什麼放在桌上呢?有一種心理作用稱為「物質觸發」(Material Priming),基本概念是我們會根據東西的用途、代表意義和自身的經驗來賦予意義,而這個意義會影響我們的行為與如何處理資訊,有點像前面說過的衣著認知。

在一項研究中,研究人員讓一群大學生先看一張槍枝的照片,接著提出幾種假設性社交狀況,請他們回答會怎麼處理。比方說,有人汙辱朋友的話,他們會怎麼做?與沒有被照片「物質觸發」的學生相比,先看過槍枝照片的學生回答充滿攻擊性,即使只是一張槍枝的照片。

史丹佛大學(Stanford University)有一項研究證實,人在看到代表商業生意的物品,如鋼筆、公事包或會議桌後,舉止會更具競爭力,合作意願降低,並且顯得更自私自利。實驗受試者在進行測試前看到的照片,有些與商業有關,也有些是隨機的,沒有什麼意涵的照片,像是鯨魚或牙刷。其中一項測試是填入字母,正確答案不只一個,例如「_ ar」,答案可以是「bar」(酒吧)、「far」(遙遠)、「car」(汽車)或「war」(戰爭)。其中一個很妙的題目是 c _ p _ tive,可以回答「cooperative」(合作),也可以回答「competitive」(競爭)。心理學上的解讀是,你選擇的單字暗示目前大腦在想什麼,還有內心的感受。你也可以試試這個有趣的測驗,看看自己其實是冷血執行長或合作的創意人才。在這項研究中,看過商業相關物品的學生一致選擇較具侵略性的單字。

我們可以好好利用「物質觸發」的效果,不管從事哪一種工作,隨身攜帶一些能幫助你進入正確心境的物品。如果你需要狠下心、在商言商,就用鋼筆和真皮活頁筆記本當作記事本;如果想要有較和善的想法,就用鉛筆與紙面筆記本。你可以以此類推,魔術方塊可能會幫助你解決問題、計算機能讓你更精細準確,也可以用個人物品,提醒自己某個時光、地點或情緒。只要對你有清楚的意義,這件物品就能觸發你的思考與行為和那個意義漸趨一致。

來一點變化

變化是人生的調味料,我們都該思考如何在生活中加入一點感官變化。根據2006年一篇分析優質辨公室空間設計好處的論文點出,改變感官環境能保持心智活耀;或許是一天中光線的些微變化、持續變化的遠景,或是不時飄來的各種香氛。這就是咖啡館是工作地點好選擇的原因之一,裡面有著各種活動的微量聲響,還有一陣陣飄散而來的咖啡及烘焙香。

完美的感官變化必須是溫和的,環境劇烈改變或突如其來的高分貝聲音反而會讓人無法專心。但感官變化也必須是可察覺的,長時間待在缺乏感官因子的環境,人們會喪失專注力和創造力。1968 年,行為心理學者羅伯特.庫柏(Robert Cooper)在文章中寫道:「缺乏感官刺激的環境會導致麻木與被動。」想要在生活裡來一點感官變化,你可以三不五時更換座位,變換一下桌上物品,並坐在窗邊,享受日光的好處和一天中光線的自然變化。除了咖啡或茶以外,品嘗一點其他的東西,在工作時給自己一點味覺和嗅覺的多樣性,也許你可以每週泡一輪不同的花草茶。在身邊放一些觸碰後會很有感覺的物品,就算只是一顆壓力球也能帶來一些感官上的享受。

如果你一整天的工作內容不盡相同,或許不難有感官上的變化,但是很多時候我們都被困在同一類工作中,這時候就要記得調劑一下生活。如此一來,無論工作多麼重複,你的心情和表現都會更好。

圖文摘自:看雜誌 第224期